"회사 공용메일, 히스토리 파악 가능"...가비아, '메일 다중 관리 시스템 및 방법' 특허 취득

가비아(대표 김홍국 www.gabia.com)는 2일 대표 메일 주소로 접수된 메일을 복수의 구성원이 처리할 수 있는 '메일 다중 관리 시스템 및 방법'에 대한 특허를 취득했다고 밝혔다.

이 특허는 하나의 메일주소에 여러 사용자별 접근 계정을 생성시켜 여러 사용자가 하나의 업무용 메일을 공동으로 관리할 수 있도록 하는 것.

사용자별 관리기록 및 메일의 상태관리가 가능한 시스템이다.

기존에는 회사의 업무용 메일계정도 개인 메일계정과 같이 업무담당자별로 개별관리가 되면서 회사업무와 관련한 중요한 메일 자료들이 체계적으로 관리되지 못하고, 개인에게 맡겨지는 어려움이 있었다.

업무유형이 단독처리가 아닌 공동작업인 경우에는 메일계정 정보가 공개돼야 하고, 접근기록이 남지 않는 등 보안상의 문제점이 있었던 것.

하지만 이 시스템을 이용하면 사용자별로 개별 접근계정을 통해 공용 메일에 대한 작업을 하기 때문에, 어떤 사용자가 해당 메일에 대해 어떤 작업을 했는지 등의 내역을 쉽게 파악할 수 있게 된다.

또한 회사업무와 관련된 중요한 메일 자료들을 문서관리시스템을 이용하는 것처럼 체계적으로 관리할 수 있게 된다.

특히 메일별로 처리 중인 상태인지, 처리완료 된 건인지 미확인 건인지 등의 상태관리기능도 가지고 있어 동일 메일에 대해 업무가 중복적으로 이루어지는 등의 손실을 사전에 방지할 수 있다.

가비아 관계자는 "대부분의 기업이 회사 공용 메일의 경우 중복처리 및 히스토리 파악 등이 여의치 않아 관리상의 어려움을 겪고 있다"며 "이번 특허가 공용 메일 관리에 대한 어려움을 해소코자 했던 기업들의 니즈를 충족시켜, 업무의 효율성을 증가시키고 정보 관리를 강화시킬 수 있는 좋은 여건을 마련하는데 큰 역할을 할 것"이라고 말했다.

가비아는 기존 기업형 메일 서비스의 기능을 보강해 점차 확대되고 있는 기업형 웹메일 서비스 시장에 포커스를 맞춰 해당 시스템을 서비스할 계획이다.